10 zu wenig genutzte Gmail-Optimierungen, die Sie noch heute zu Ihrem Workflow hinzufügen können

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Gmail hat einen Sneak-Peek-Bereich wie Outlook? Ja! Es hat auch viele verschiedene andere Low-Key-Funktionen, die Sie betäuben könnten.

Die Standardbenutzeroberfläche von Gmail ist gut. Sie werden einfach gut zurechtkommen, ohne ein einziges Setup zu optimieren, aber Ihr Gmail-Workflow wäre viel einfacher, schneller und viel besser, wenn Sie ein paar Änderungen vornehmen und die erstaunlichen Funktionen von Gmail nutzen würden.

Einige dieser Funktionen wurden auch verfeinert, um Ihr Interesse zu wecken, unwichtig zu erscheinen oder kompliziert zu sein. Aber sobald Sie anfangen, sie zu verwenden, werden Sie sich genau fragen, wie Sie ohne sie zurechtgekommen sind.

Sehen wir uns einige dieser Funktionen an, die Sie wahrscheinlich schon einmal in Gmail bemerkt haben, aber noch nicht viel darüber nachgedacht haben oder noch nicht zu Ihren Operationen beigetragen haben.

1. Erinnerungen an Anhänge erhalten

Google Mail-Anhang-Erinnerung

Wenn Sie häufig nicht daran denken, Add-Ons einzubinden, machen Sie es sich zur Gewohnheit, jede E-Mail mit der Nachricht „Ich habe angehängt“ zu beginnen. Dann, wenn Sie es versäumen, Zubehör hinzuzufügen, das zuvor auffällig war aussenden, Gmail wird Sie veranlassen, sie einzuschließen.

Denken Sie natürlich daran, die Nachricht „Ich habe hinzugefügt“ zu löschen, nachdem Sie die zu veröffentlichenden Dokumente tatsächlich eingereicht haben.

2. Zeigen Sie die ältesten E-Mails zuerst an

ein lustiger / erschreckender punkt ist, deinen gmail-Posteingang unbeabsichtigt nach „ältesten“ statt „neuesten“ zu sortieren und dich daran zu erinnern, wie du im Jahr 2005 aussahst

— Marie Connelly (@eyemadequiet) 10. November 2014

Die winzige Nachricht, die die Vielfalt der E-Mails auf einer Webseite zeigt, sieht nicht anklickbar aus, ist es aber. Wenn Sie darauf klicken, können Sie Google Mail anweisen, Ihre E-Mails von den ältesten zur neuesten zu sortieren – umgekehrt wie dies standardmäßig der Fall ist. Dies ist fantastisch, um alte E-Mails zu filtern und nicht benötigte zu entfernen. Sie können jederzeit wieder zur üblichen Sortierreihenfolge zurückkehren.

Beachten Sie, dass dieses Typattribut auf bestimmten Seiten sicherlich ausgegraut angezeigt wird. Als Beispiel auf der Suchergebnisseite.

3. Priorisieren Sie Ihren Posteingang

Gmail-Posteingang-Stile

Mit Gmail können Sie Ihren Posteingang direkt in leicht zu durchsuchende Bereiche aufteilen, basierend auf der Art der E-Mails, die Sie betreffen. Lassen Sie Ihre Computermaus über das Posteingang Weblink in der Seitenleiste und ein kleiner Pfeil nach unten wird angezeigt. Es verbirgt eine Handvoll Posteingangsstile, aus denen Sie auswählen können. Sie können beispielsweise auswählen, dass nur markierte Nachrichten oder nur ungelesene Nachrichten oben angezeigt werden.

4. Mehrere Arten von E-Mails gleichzeitig anzeigen See

Google Mail-mehrere Posteingänge

Mit dem Attribut Multiple Inboxes Labs von Google können Sie Zeigen Sie bis zu fünf hinzugefügte Posteingänge mit einzigartigen Spezifikationen an auf derselben Seite wie Ihr primärer Posteingang. So können Sie einen separaten Bereich oder Posteingang für beanspruchen, markierte Nachrichten, einen für Nachrichten mit Zubehör, einen für Nachrichten an eine bestimmte Adresse und vielleicht auch einen für eine Suchfrage haben. Dies ist ziemlich problemlos, wenn Sie nicht ständig zwischen den Labels wechseln möchten, um die E-Mails zu erreichen, auf die Sie häufig zugreifen.

gmail-configure-multiple-inboxes

Wenn Sie die Funktion von . ermöglichen Setups > > Labore , können Sie mehrere Posteingänge einrichten von Einstellungen > > Mehrere Posteingänge In diesem Abschnitt können Sie zusätzlich genau festlegen, wie die Posteingänge gefunden werden sollen und wie viele Nachrichten sie gleichzeitig anzeigen sollen.

Google Mail-Posteingang konfigurieren

Wenn Sie mehrere Posteingänge verwenden möchten, denken Sie daran, dass die Funktion nur mit dem with Standard Posteingangsdesign. Sie müssen außerdem sicherstellen, dass Gmail so eingestellt ist, dass nur die Schlüssel Tab. Sie können dies tun, indem Sie auf das unter Ihrem Profilbild aufgeführte Ausrüstungssymbol klicken und dann auf klicken Posteingang einrichten in der Dropdown-Liste und deaktivieren Sie schließlich alle Kontrollkästchen außer dem nebenstehenden Main in dem Wählen Sie Registerkarten aus, um dies zu ermöglichen Dialog.

5. Senden Sie E-Mails von anderen Konten mit Gmail

Warum jedes Mal von einem E-Mail-Konto zu einem anderen wechseln, wenn Sie eine E-Mail senden möchten, wenn Sie E-Mails zur Unterstützung all dieser Konten direkt von Gmail aus versenden können? Dies funktioniert für Yahoo, Outlook und auch für alle anderen Konten, die einen SMTP-Server verwenden.

Um das Attribut „E-Mail senden als“ einzurichten, müssen Sie wahrscheinlich zuerst Einstellungen > > Konten Jetzt unter dem Mail versenden als: Abschnitt, klicken Sie auf die Fügen Sie eine andere E-Mail-Adresse hinzu, die Ihnen gehört. Weblink und befolgen Sie außerdem die Anweisungen auf dem Bildschirm, um Gmail zu autorisieren, E-Mails von jeder Art von E-Mail-Adresse zu senden, die Ihnen gehört. Stellen Sie sicher, dass Sie das Kontrollkästchen neben deaktivieren Umgang mit als Alias um die von den Webservern gesendeten E-Mails mit den verschiedenen anderen Konten zu verknüpfen.

Sie können eine Aktion besser ausführen und auch alle Ihre E-Mail-Konten aus Gmail importieren/verwalten.

6. E-Mails von mehreren Seiten zusammen verfeinern

Google Mail-alle-Gespräche auswählen

Wenn Sie beabsichtigen, viele E-Mails unter einem beliebigen Label zu verschieben, zu löschen oder anderweitig zu bearbeiten, tun Sie dies möglicherweise seitenweise. Wir kritisieren Sie nicht.

Es ist leicht, den Link zu übersehen, mit dem Sie alle E-Mails unter diesem Label mit einem einzigen Klick auswählen können. Es erscheint in der Lücke zwischen der Lebensmittelauswahlleiste und Ihren E-Mails, wenn Sie die Wählen Sie Alle Checkbox, und es liest auch so etwas: Alle Anzahl_der Diskussionen in label_name auswählen

7. Delegieren Sie den Zugriff auf Ihre E-Mail

Nehmen wir an, Sie möchten einen technikfreien Urlaub verbringen, können es sich aber nicht leisten, Ihre E-Mail zurückzulassen. Warum vertrauen Sie nicht einer Person Ihres Vertrauens, wie einem Geschwister- oder Jobpartner, die Erreichbarkeit Ihres Kontos zu 100 % an und lassen Sie Ihre E-Mails für Sie einsehen? Auf diese Weise können Sie sich ganz zurücklehnen, denn Sie wissen, dass Sie ein Update erhalten, wenn etwas wirklich Wesentliches in Ihrer E-Mail erscheint.

genehmigt-Stempel

Um den Zugriff auf Ihr Konto zu akkreditieren, gehen Sie zu Einstellungen > > Konten und benutze auch die Fügen Sie ein weiteres Konto hinzu Link unter Gewähren Sie Zugriff auf Ihr Konto um die Google Mail-Adresse einer Person hinzuzufügen (nur). Wenn diese Person die Zugriffsanfrage validiert, sollten Sie vorbereitet sein.

Der Stellvertreter kann weder Ihre Kontoeinstellungen noch die Kennwort- oder Nutzungskonversation Ihres Kontos optimieren. Sie können an Ihrer Stelle auf Ihre Kontakte zugreifen und E-Mails lesen/verschicken.

8. Löschen Sie irrelevante Mailinglisten List

gmail-abmelden

Wenn du wie ich bist, drückst du einfach auf die Löschen Schalten Sie graue E-Mails, die Sie nicht möchten, in Ihrem Posteingang ein, ohne sich daran zu erinnern, dass Google eine Schaltfläche zum Abmelden mit einem Klick eingeführt hat, um den Newsletter zu verlassen. Nutzen Sie diesen Schalter, um zu verhindern, dass unwichtige E-Mails Ihren Posteingang vermüllen.

Sie entdecken die Abmelden Schaltfläche rechts neben der E-Mail-Adresse des Absenders. Gelegentlich ist es in der Dropdown-Liste hinter dem kleinen Abwärtspfeil neben dem versteckt zu: Einzelheiten.

ich wünsche das Abmelden Knopf war besonders auffällig. Jetzt ist es sehr leicht zu übersehen.

9. Entrümpeln Sie Ihren E-Mail-Client und beschleunigen Sie die Synchronisierung

In dieser Minute, wenn Sie verstehen, dass das Einschalten des 1000 IMAP-Msg-Limits in Google Mail 3 GB Speicherplatz spart

— Joey (@joeyteel) 28. Dezember 2014

Wann mussten Sie das letzte Mal auf eine E-Mail von vor einem Jahrzehnt oder sogar vor mehreren Jahren zugreifen? Kann nicht im Hinterkopf behalten, nicht wahr?

Wenn Sie sich nicht täglich durch alte E-Mails wühlen müssen, ist es sinnvoll, diese davon abzuhalten, Ihren E-Mail-Client zu vermüllen. Sie können dies tun, indem Sie die Anzahl der Nachrichten einschränken, die von Gmail mit Ihrem E-Mail-Kunden synchronisiert werden, indem Sie . verwenden Einstellungen > > Weiterleitung sowie POP/IMAP

gmail-imap-limits

Versuchen Sie, die zu finden Beschränkungen der Ordnergröße Auswahl unter IMAP-Zugriff und nebenstehend den Funkschalter auswählen radio Einschränkung von IMAP-Ordnern, die aus nicht mehr als diesen mehreren Nachrichten bestehen Sie können eine Zahl zwischen 1000 und 10000 auswählen und diese verschiedenen Nachrichten (eine der aktuellsten natürlich) werden mit Ihrem E-Mail-Kunden synchronisiert.

Wenn Sie hin und wieder auf eine alte E-Mail zugreifen müssen, können Sie dies relativ schnell über die Weboberfläche von Gmail tun.

Sie haben eine Reihe alter E-Mails, die Sie selbst häufig beschreiben?

Pflegen Sie sie mit Sternchen und auch unter Einstellungen > > Etiketten , stellen Sie sicher, dass die Markiert Ordner ist bereit, in IMAP angezeigt zu werden. Ebenso können Sie die Synchronisierung anderer selten verwendeter Tags aus diesem Bereich deaktivieren.

10. Entdecken Sie E-Mails einfacher mit Smart Codes

Google Mail-Labels

Gmail-Tags können Ihren Posteingang zähmen, wenn die Standardklassifizierungen einfach nicht ausreichen. Sie können Tags farbig codieren und sie zur einfachen Erkennung auch aufrufen.

Dennoch gibt es etwas, das einen besseren Identifikator als Text darstellt – ein Symbol, ein Symbol oder eine bestimmte Form.

Eine gelbe Berühmtheit für eine E-Mail, auf die Sie häufig verweisen, ein rotes Ausrufezeichen zum Markieren einer E-Mail, die eine Aktion erfordert, ein grünes Häkchen zum Markieren von E-Mails, die Sie bearbeitet haben – diese Technik macht so viel Gefühl, oder?

Vermute was? Gmail hat es direkt entwickelt.

Alles, was Sie tun müssen, ist die Symbole – in Gmail „Sterne“ genannt – zuzulassen, die Sie benötigen von Einstellungen > > Allgemein

gmail-stars

Scrollen Sie zum Sterne: Sektion. Sie sehen drei Voreinstellungen: 1 Stern , 4 Berühmtheiten , und auch alle Sterne Die Standardeinstellung ist 1 Stern (die gelbe Berühmtheit). Wenn Sie eine E-Mail mit einem Stern markieren, wird sie unter das Markiert Tag für einfachen Zugriff auf. Wenn Sie Ihren Posteingang in Gruppen unterteilt haben, wird er durch das Markieren einer E-Mail in das Primär Einstufung, um sicherzustellen, dass sie nicht Ihre Kündigung hinterlässt.

Sie können aus den 4 Berühmtheiten oder alle Berühmtheiten Voreinstellungen, um weitere Zeichen zu aktivieren. Sie können auch die Sterne zwischen den ziehen und hinuntergehen In Betrieb: und Nicht in Gebrauch: Abschnitte, um sie zu aktivieren/deaktivieren.

Jedes Mal, wenn Sie auf das Prominentensymbol neben einer E-Mail-Art klicken, werden alle aktivierten Sterne durchlaufen, sodass Sie ganz einfach den auswählen können, den Sie dieser bestimmten E-Mail zuweisen möchten.

Meine liebste Organisationsfunktion in Google Mail: diese Sterne

— Mari Peterson (@marketingwnc) 28. Januar 2016

Sie erkennen, jedes Mal, wenn ich die entdeckt habe pulsierende Berühmtheiten in Einstellungen , ich würde direkt an ihnen vorbeischauen, da ich dachte, dass sie einige signifikante Optimierungen / Beschriftungen benötigen würden, bevor ich anfangen könnte, sie zu verwenden. Als ich mir tatsächlich die Zeit nahm, nachzusehen, habe ich gemerkt, dass es dort nicht viel zu bestimmen gibt und auch Gmail-Prominente das Leben zweifellos einfacher machen können.

Lassen Sie sich von Gmail beeindrucken. Nochmal!

Gmail gibt es schon so lange. Wir haben uns tatsächlich jeden Winkel der Benutzeroberfläche angesehen, aber einige der Funktionen von Gmail können uns trotz dieser Jahre immer noch überraschen. Das liegt daran, dass sie so lange existieren, bis Sie sie suchen, ähnlich wie diese wenig genutzten Google-Funktionen.

Welche Gmail-Funktion erweckt Ihrer Meinung nach nicht das Interesse oder die Bewunderung, die sie haben sollte? Teilen Sie uns mit, was Ihnen an Google Mail gefällt!

Bildnachweis: Karte versteckt unter dem Ärmel von SK Design über Shutterstock

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