7 IFTTT-Rezepte, die Sie für eine einfache Zusammenarbeit mit anderen einrichten sollten

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Wenn Sauberkeit neben Frömmigkeit steht, führt dich die Automatisierung ins Paradies. Wieso den? Denn wenn Ihr Leben automatisiert ist, ist es einfacher, sauberer und besser.

Es gibt nur wenige Dienste, die bei der Automatisierung der Produktivität so effektiv sind wie IFTTT. IFTTT hilft Ihnen dabei, Bargeld zu sparen, Ihre E-Mail sowie SMS direkt in eine Anzeigetafel für sportliche Aktivitäten zu verwandeln oder die Automatisierung von Google Kalender zu maximieren.

Dies ist nur der Zeiger des Eisbergs mit IFTTT. Einfach wenn Sie denken, Sie haben alles abgedeckt, kommen neue Rezeptideen auf. Wenn Sie sich mit einem Team zusammenschließen, bietet IFTTT viel mehr Möglichkeiten zur Automatisierung und Optimierung der Zusammenarbeit mit anderen. Im Folgenden finden Sie 7 wertvolle Rezepte für jede Art von Job oder Aufgabe, die Sie verwalten und die ein Team von Einzelpersonen umfasst.

E-Mail an Kalender

Wenn Sie es mit einer Gruppe von Personen zu tun haben, die sich nicht immer darauf verlassen können, dass sie tagsüber immer zur gleichen Zeit an ihrem Computer sitzen, ist E-Mail das effizienteste Interaktionstool.

Abgesehen von der Kommunikation gehört es auch zu den besten Automatisierungszwecken, da Sie eine E-Mail von praktisch überall aus versenden können. Einzelpersonen haben fast immer E-Mail für ihre Telefone konfiguriert. Das erste Gericht, das Sie verwenden können, besteht also darin, Google Kalender-Ereignisse mit Ihrer E-Mail zu aktivieren.

So funktioniert es genau. Richten Sie in Ihrer E-Mail (das Beispiel hier ist Gmail) ein Tag namens „Gruppenkalender“ ein.

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Erstellen Sie einen Filter, damit jede Art von E-Mail mit dem Betreff „Gruppenkalender“ mit diesem Label gekennzeichnet wird. Erstellen Sie als Nächstes in IFTTT einen E-Mail-Trigger, der nach diesem Label sucht.

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Verwenden Sie IFTTT, nehmen Sie den Text dieser E-Mail und fügen Sie ihn auch in Ihren gemeinsamen Zeitplan ein. Wählen Sie einfach den Kalender-Trigger aus und richten Sie ihn für „Schnell einschließen Ereignis“ ein und lassen Sie auch den Text, die E-Mail-Adresse und den Nachrichtentext anzeigen.

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Das Erstaunliche an diesem Auslöser ist Folgendes: Wenn eine Person im Körper „Business Dinner morgen um 20 Uhr“ kreiert, fügt IFTTT diese Gelegenheit auf intelligente Weise direkt in den Zeitschlitz morgen um 20 Uhr in Ihren Zeitplan ein!

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Hier hast du es. Jede Art von Veranstaltung kann sofort mit dem besten Betreff in der E-Mail zum Gruppenkalender hinzugefügt werden.

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Der einzige Haken hier ist, dass die Google-E-Mail, mit der Sie IFTTT verwenden, diejenige sein muss, die für den gemeinsamen Teamplan verwendet wird. Solange Sie es mit demselben Google-Konto eingerichtet haben, funktioniert dieses Rezept wunderbar.

Erstellen Sie ein Ereignis in Google Kalender mit SMS an die IFTTT-Nummer

Das folgende Rezept ist eine zusätzliche Möglichkeit, einen Anlass direkt in den freigegebenen Google-Kalender einzufügen, außer diesmal per SMS. Richten Sie einfach einen IFTTT-SMS-Trigger mit markierter Nachricht ein und machen Sie den Hashtag zu etwas wie #GroupEvent.

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Der Auslöser ist wieder ein Google Kalender-Ereignis, und Sie müssen nur die eigentliche SMS-Nachricht einfügen.

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Dieselbe Richtlinie verwendet. Wenn der Text einen bestimmten Tag und auch eine Uhrzeit angibt, ist IFTTT schlau genug, um dieses Ereignis direkt in das richtige Zeitfenster in Ihrem Kalender zu platzieren. Es ist eine einfachere Methode, diese Teamereignisse im Zeitplan per SMS statt per E-Mail zu erstellen. Dazu müssen Sie Ihre E-Mail-Anwendung auf Ihrem Telefon öffnen, wenn Sie unterwegs sind.

E-Mail an Tabellenkalkulation

Ein weiteres meiner bevorzugten Teampartnerschaftsgerichte ist das E-Mail-zu-Spreadsheet-Gericht. Dies ist hervorragend für Aufgaben geeignet, bei denen eine Gruppe von Einzelpersonen direkt ins Feld geht, um Daten zu sammeln.

Ihre Teammitglieder benötigen lediglich ihr Mobiltelefon mit E-Mail-Konnektivität. Während sie Informationen sammeln, müssen sie nur eine E-Mail mit dem Betreff „addss:“ senden, gefolgt vom Namen der gesammelten Informationen.

Ähnlich wie beim E-Mail-zu-Kalender-Gerät sollten Sie in Ihrem E-Mail-Konto einen Filter einrichten, um nach dieser Nachricht innerhalb des Themas zu suchen.

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Nutzen Sie den Bereich „Hat die Worte“ statt Betreff, da der Betreff sicherlich noch weitere Angaben enthält. Lassen Sie diesen Filter das Label „ADD-SPREADSHEET“ auf diese E-Mail anwenden.

Erstellen Sie derzeit in IFTTT einen E-Mail-Trigger, der nach E-Mails sucht, bei denen dieses Label in Ihrem Posteingang ankommt.

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Erstellen Sie dann eine Google Drive-Aktivierung, um sie in eine Tabelle aufzunehmen. Geben Sie den Namen einer Teamtabelle ein, die Sie in Google Drive erstellt haben, und verwenden Sie die drei Felder für die erhaltenen Informationen: den Tag des Eingangs, das Thema (einschließlich des Datenerfassungselements) sowie die Körpertest (das sind die Daten selbst).

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Dies nimmt sicherlich eine eingehende E-Mail von Ihren Gruppenmitgliedern entgegen und fügt deren Daten automatisch in die Teamtabelle ein, ohne dass Ihre Komponente insgesamt initiiert wird.

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Dies ist eine praktische Möglichkeit, alle Daten in einem Bereich zu sammeln, während alle unterwegs sind. Denken Sie an Kraftwerksarbeiter, die zu den Feldeinheiten gehen, um Informationen von Geräten zu sammeln; IT-Mitarbeiter im Büro, die herumlaufen und PC-Informationen sammeln; oder politische Mitarbeiter, die Umfrageinformationen von Anwohnern entgegennehmen. Diese Umstände könnten von einem automatisierten Tool wie diesem profitieren.

Dropbox-Benachrichtigungen

Natürlich reichen in manchen Fällen einfache Textzeilen nicht aus. Ihre Teammitglieder müssen möglicherweise ganze Arten oder PDF-Datensätze an den Teamspeicherort senden. Dies ist eine Situation, die definitiv eine automatisierte Dropbox-Lösung erfordert. Mit Dropbox müssen Sie nur einen gemeinsamen Ordner erstellen, alle Ihre Teamkollegen ihre Mobiltelefone mit einer Dropbox-Anwendung mit diesem Freigabeverzeichnis verbinden, und schon sind Sie fertig.

Wie werden Sie jedoch genau benachrichtigt, wenn Ihre Teammitglieder neue Datensätze an den gemeinsamen Ordner gesendet haben? Ah, jetzt gibt es eine Arbeit für IFTTT! Entwickeln Sie zunächst einen Dropbox-Trigger für den von Ihnen erstellten Ordner, in dem Ihr Mitarbeiter Datensätze ablegen kann.

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Die Aktivität wird sicherlich eine SMS an Ihr Telefon sein, die Ihnen den Dateinamen sowie einen URL-Weblink direkt zu den Dokumenten auf DropBox gibt.

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Sobald die Teammitglieder ein Papier in den freigegebenen Ordner werfen, wissen Sie als Vorgesetzter sofort, dass die Aufzeichnung auf Sie wartet. Dies ist ein ausgezeichnetes Werkzeug für einen Lehrer, der Projekte für einen großen Kurs bearbeitet; ein Redakteur, der auf kurze Artikel wartet; und auch viele verschiedene andere Situationen.

Dropbox kann das auch benachrichtigen Sie über Änderungen in Ihren Cloud-Ordnern. Dieses einfache Gericht hilft Ihnen, Ihre Optionen mit verschiedenen anderen Warntools zu erweitern.

Tag bis Benachrichtigung und auch SMS

Eine weitere gemeinsame Anforderung an die Zusammenarbeit von Teams von Einzelpersonen sind konsistente Konferenzen. Es ist eine bedauerliche Notwendigkeit, aber es gibt keinen besseren Weg, um eine Gruppe auf Kurs zu halten, als normale Konferenzen, bei denen jeder eincheckt, um über den Fortschritt zu berichten. Das Problem ist, dass es ständig Leute gibt, die sich nicht an Konferenzen erinnern können.

Wenn Sie dies beheben möchten, besteht eine erstaunliche Strategie darin, den Datum/Uhrzeit-Trigger in IFTTT zu verwenden. Sie können es verwenden, um alles von E-Mail- bis hin zu iPhone-Benachrichtigungen zu verursachen, aber im unten aufgeführten Beispiel verwende ich ein Szenario, in dem die Gruppe proaktiv über eine Facebook-Seite interagiert. Sie können mit IFTTT eine Benachrichtigung an eine Facebook-Seite auslösen, aber zunächst haben Sie den Tag- / Zeitauslöser erreicht.

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Dann erstellen Sie einfach die benutzerdefinierte Nachricht, die Sie auf die Facebook-Seite werfen möchten, wenn die Zeit für die Besprechungstechniken ist.

Datum zu benachrichtigen

Wenn die Gruppe diese Seite proaktiv nutzt, sollten Sie danach keine einzelne vermisste Person auf der Konferenz haben.

Facebook-Seite #Hilfe-Hashtag für Gruppen-E-Mail

Genau hier ist ein anderer Umstand. Nehmen wir an, Sie betreiben ein Unternehmen, das Websites hostet, und Sie haben auch einen wachsenden Kundenstamm, der Ihre technische Unterstützung benötigt. Ihre Tech-Support-Gruppe ist fantastisch, aber Ihre Kunden murren, dass es nicht immer ganz einfach ist, mit dem Technologie-Support in Kontakt zu treten.

Hier ist eine Möglichkeit, Ihre Kunden für Ihre Technologieunterstützung zu begeistern. Geben Sie jede Art von Helpdesk-Anliegen auf Ihrer Facebook-Seite mit dem Hashtag #help bekannt, und lassen Sie diese Nachricht sofort an das gesamte Technologie-Support-System gehen.

Der Trigger auf IFTTT ist ein Facebook-Webseiten-Trigger, bei dem Sie den Hashtag eingerichtet haben.

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Dieser Auslöser wird höchstwahrscheinlich das Ergebnis der E-Mail-Benachrichtigung sein. Machen Sie den Betreff zu einem Flag wie „GROUP-HELP“ und fügen Sie die Nachricht des Artikels in den Text ein.

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Diese wird an Ihre eigene E-Mail-Adresse gesendet. Erstellen Sie also einfach einen Filter in Ihrem E-Mail-Konto und leiten Sie diese Nachricht sofort an Ihr gesamtes Team von technischen Assistenzmitarbeitern weiter. Einfach!

Wenn Ihre Kunden das nächste Mal bemerken, dass Ihre Webserver ausgefallen sind, können Sie darauf vertrauen, dass Ihr gesamtes technisches Support-System genau zur gleichen Zeit darüber liest – in der Minute, in der ein Kunde dies meldet!

Toodledo an E-Mail, wenn Aufgaben abgeschlossen sind

Eine der besten Verbesserungen von IFTTT war meiner Meinung nach Toodledo Sie benötigen wahrscheinlich eine Art To-Do-Liste, um eine Gruppe vollständig zu verwalten, und mit Toodledo, das in IFTTT integriert ist, können Sie damit alle Arten von erstaunlichen Automatisierungen durchführen.

Wäre es zum Beispiel nicht schön, eine Benachrichtigung zu erhalten, wenn eine Person in Ihrer Gruppe ihre Arbeit erledigt hat?

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Keine Sorge. Entwickeln Sie einen Trigger in IFTTT, wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist.

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Wählen Sie auf der Ergebnisseite E-Mail aus. Erstaunlich ist, dass diese E-Mail an zahlreiche Personen gesendet werden kann, nicht nur an Ihr bei IFTTT registriertes E-Mail-Konto. Sie können bis zu fünf Adressen von Personen eingeben, die wissen müssen, wann Aufgaben vom Team abgeschlossen werden.

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Es gibt verschiedene andere Punkte, die Sie mit Toodledo tun können, wie Sie der obigen Triggerliste entnehmen können. Sie können zusätzlich losfahren, wenn neue Aufgaben erstellt werden oder nur neue Jobs mit bestimmten Tags.

Teile deine eigenen Tricks und Rezepte

Mit etwas Kreativität ist es einfach erstaunlich, wie sehr man die Zusammenarbeit einzelner Teilnehmer in einem Team automatisieren kann. Der Umgang mit anderen Menschen kann eine komplexe Ansammlung von Jobs, Herausforderungen und auch Erfolgen sein – warum also nicht das Ganze vereinfachen, indem Sie die gesamte Kommunikation, Organisation und Verwaltung so weit wie möglich automatisieren? Auf diese Weise können Sie sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren, was sicherlich zu einem viel besseren Ergebnis führt.

Haben Sie schon einmal IFTTT verwendet, um Gruppenaufgaben zu automatisieren? Teilen Sie mehrere Ihrer eigenen Methoden sowie Gerichte in den unten aufgeführten Bemerkungen!

Bildnachweis: Kreative Nachhaltigkeit Über Flickr

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Klicken Sie hier, um sich anzumelden Der einzige Haken hier ist, dass die Google-E-Mail, die Sie mit IFTTT verwenden, diejenige ist, die für den gemeinsamen Gruppenplan verwendet wird. Es ist eine besonders praktische Möglichkeit, diese Gruppenereignisse im Kalender per SMS statt per E-Mail zu erstellen, wofür Sie sicherlich Ihre E-Mail-Anwendung auf Ihrem Telefon öffnen müssen, wenn Sie unterwegs sind. Entwickeln Sie jetzt in IFTTT einen E-Mail-Trigger, der nach E-Mails mit diesem Tag in Ihrem Posteingang sucht. Sie können damit alles aktivieren, von E-Mail bis hin zu Apple-iphone-Benachrichtigungen. Im folgenden Fall verwende ich jedoch eine Situation, in der die Gruppe proaktiv über eine Facebook-Webseite kommuniziert. Das Unglaubliche ist, dass diese E-Mail an mehrere Personen gesendet werden kann, nicht nur an Ihr bei IFTTT angemeldetes E-Mail-Konto.

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