6 ganz einfache Tipps, um Ihren persönlichen Workflow zu verbessern

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Haben Sie Probleme, trotz bester Tools und strukturierter Prozesse den Überblick zu behalten? Vielleicht benötigen Sie weniger Werkzeuge sowie einen einfacheren Prozess.

Es ist anspruchsvoll, immer auf dem neuesten Stand zu bleiben, was das Web liefern muss. All dies zu Ihrem Prozess hinzuzufügen kann verheerend sein. Es ist keine schlechte Technik, weniger, intelligentere Quellen zu verwenden, um Ihre Arbeit zu erledigen. Sehen wir uns ein paar praktikable Methoden an, die Sie anwenden können und wie Sie den Weg für ein vernünftigeres Tempo und einen besseren Arbeitsstil ebnen können.

1. Erlauben Sie Ihren aktuellen Tools Multitasking

Es ist verlockend, noch mehr Anwendungen und Geräte in Ihren Betrieb einzubeziehen, um von allen nützlichen Funktionen zu profitieren, die sie bieten. Dies schlägt einfach vor, mehr Informations-Hubs zu überwachen und konsistent zu machen.

Ich habe viel zu viele Apps auf meinem Handy. pic.twitter.com/87opchTINW

— Carl Hendrick (@C_Hendrick) 28. Februar 2016

Fragen Sie sich selbst, was diese neuen Tools können, was Ihre bestehenden nicht können? Wie können Sie Ihre vorhandenen Geräte so erhalten, dass sie dieselben Funktionen ausführen, die brandneue Geräte garantieren? Kann Ihr Kalender auch als To-Do-Liste dienen? Kann Gmail als Ihr RSS-Besucher funktionieren? Kann Trello Ihr Geld-Tracker werden?

Bevor Sie eine neue App installieren, sich für einen brandneuen Dienst anmelden oder ein brandneues Gerät kaufen, sehen Sie sich die Tools an, die Sie bereits regelmäßig verwenden, und sehen Sie, wie Sie sie wiederverwenden können. Bei diesem Ansatz müssen Sie nicht:

  • Verschwenden Sie Geld für brandneue Tools, wenn Ihre vorhandenen (bereits bezahlten) Geräte die Aufgabe kostenlos erledigen können
  • Verlieren Sie Zeit beim Einrichten der neuen Tools, beim Kennenlernen und Importieren von Daten in sie

2. Befreien Sie sich von süchtig machenden Aufgaben von Ihrem Hauptcomputer

Selbst wenn Sie Ablenkungsblockierungsanwendungen verwenden, um sich von Facebook, Twitter, Ihrem Posteingang, Feed-Viewern usw. fernzuhalten, wenn Sie arbeiten müssen, ist die Versuchung immer noch groß, einen Blick auf die neuesten Updates zu werfen.

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Warum nicht die Ressource des Köders aus der Gleichung herausnehmen? Trennen Sie das Spiel von der Arbeit, indem Sie Aktivitäten wie Facebook, E-Mail-Prüfung und Feed-Lesen von Ihrem Hauptcomputer entfernen. Beschränken Sie sie auf ein zusätzliches Gerät wie Ihren Tablet-Computer oder ein anderes Computersystem und verwenden Sie Ihr Hauptgerät nur für Ihre Arbeit.

3. Verwenden Sie Textdateien überall, wo Sie können

Als Leo Babauta das erschuf, speichert jede Kleinigkeit in Nachrichtendokumenten , dachte ich, es gäbe keine Chance, dass die Technik mir nützen könnte. Aber ich habe mich trotzdem dafür entschieden, ihm eine Chance zu geben.

Nach ein wenig Ausprobieren habe ich erkannt, dass ich für einen erheblichen Teil meines elektronischen Lebens keine zusätzlichen Apps und auch keine Lösungen benötige, sie aber trotzdem nutze, da ich es immer getan habe.

Für viele Ihrer Informationen, die über eine Reihe von Plattformen, Websites und auch Apps verstreut sind, reichen einfache Textdaten einfach aus.

Textdateien sind einfach, leichtgewichtig und können auch plattformübergreifend verwendet werden. Sie müssen keine Anwendungen oder elegante Anhänge montieren, damit sie funktionieren. Sie müssen sich für nichts registrieren. Sie müssen sich nicht um Kompatibilitätsprobleme kümmern, während Sie auf die Informationen zugreifen oder sie teilen, aus denen sie bestehen. Damit eignen sich Nachrichtendaten ideal zum Nachverfolgen von Aufgabenlisten über Kostenabrechnungen bis hin zu den Büchern, die Sie lesen möchten.

Buchstabenraum

Eine passende Notiz-App mit Suchfunktion ist der einzige Punkt, den Sie für die Verwaltung von Nachrichtendateien benötigen. Brownie-Punkte, wenn es Markdown und auch die Synchronisierung von Cloud-Speicher unterstützt. Auch der Standard-Notizblock, der mit Ihrem Betriebssystem geliefert wird, wird mit Sicherheit schnell funktionieren. ich nutze Briefraum (OS X, iphone) für Notizen sowie ich kann es nicht genug raten.

Es gibt Jobs, für die Sie etwas viel Effektives als Textdokumente benötigen, aber diese Aufgaben sind wahrscheinlich weniger, als Sie sich vorstellen können. Auch diese Technik könnte nicht für Sie funktionieren, aber es ist immer noch etwas, worüber Sie nachdenken sollten.

4. Wählen Sie Nicht-intrusive Tools

Tools, die nicht gut funktionieren oder verwirrende Benutzeroberflächen haben, sind oft Unentschieden. Sie müssen viel Zeit investieren, um die Benutzeroberfläche zu vermasseln, nach versteckten oder nicht intuitiven Funktionen sowie nach vorgenommenen Downfall-Anpassungen zu suchen.

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Hier werden Sie die Großartigkeit eines unaufdringlichen Geräts zu schätzen wissen – eines, mit dem Sie sich auf den verfügbaren Job konzentrieren können, ohne dass Sie von Zeit zu Zeit anhalten müssen, um diese Funktion zu entdecken oder sich daran zu erinnern, wie dieser funktioniert.

Wir wissen, dass Sie in einigen Fällen möglicherweise nicht Ihre Tools auswählen können, z. B. bei kollaborativen Initiativen. Wählen Sie jedoch zumindest dort, wo Sie die Freiheit der Auswahl haben, Tools aus, die garantieren, dass Sie sich aus Ihrer Methode heraushalten, sobald Sie den Dreh raus haben. Sie müssen nicht zu einfach oder minimalistisch sein. Sie sollten sich für Sie so intuitiv anfühlen, dass Sie vernachlässigen, dass Sie sie verwenden.

Natürlich könnte man einige Apps auch einfach als vorteilhaft entdecken, wenn man auf eine schlecht ausgeführte Benutzeroberfläche verzichtet. Das Beste, was Sie in diesem Fall tun können, ist, nach einem Drittanbieter-Client mit einer reibungsloseren Benutzeroberfläche zu suchen.

5. Besorgen Sie sich Vorlagen und Verknüpfungen

Datenlayouts, schnellere Tastaturwege und auch Jobautomatisierungen sollten all das Lob haben, das sie erhalten, und es ist an der Zeit, sie zu einem wesentlichen Bestandteil Ihres Workflows zu machen. Das Einrichten kann sich als etwas zeitaufwändig erweisen, aber das Ausmaß, in dem sie Ihren Workflow glätten, macht dies mehr als wett.

Google-Docs-Vorlagen

Als Beispiel habe ich eine Vorlage für meine Beiträge eingerichtet. Es enthält einen leeren Abschnitt zum Durchsuchen von Titeln, eine Liste mit allgemeinen Abschnittsüberschriften (Abschnitt 1, Abschnitt 2 und mehr) sowie eine Liste von Produkten, nach denen ich suchen muss (kaputte Weblinks, fehlende Bilder und bald). Die Designvorlage endet mit einem leeren Bereich für Notizen.

Ich habe dieses Layout tatsächlich im integrierten Textexpander meines Mac gespeichert. Derzeit tippe ich jedes Mal, wenn ich bereit bin, einen neuen Artikel zu beginnen, rpt (kurz für Regular Post Template) ein und drücke die Leertaste. Und es gibt auch ein fertiges Skelettsystem der Zuschreibung, die ich betreffe. Es ist ein praktischer Ausgangspunkt und auch so viel besser als die schreckliche leere Webseite, über die ich ewig stöhnte.

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Ich habe auch eine schnellere Möglichkeit, Bildkreditauskünfte einzufügen. Es stellt mir ein Standard-HTML-Code-Bit zur Verfügung, das aus der URL des Bildes, dem Fotobesitzer und der Ressource des Bildes besteht. Alles, was ich tun muss, ist, diese Standarddaten für jedes von mir verwendete Foto durch die entsprechenden Attributionsinformationen zu ersetzen.

6. Haben Sie einen Ordner oder 2 für temporäre Daten

Meine digitalen Informationszentren – Festplattenordner, Cloud-Speicherplatz, Postfächer – füllen sich auch schnell mit eingehenden Informationen mit kurzer Lebensdauer, wie Add-Ons, die ich herunterlade und installiere, Screenshots, die ich mache, E-Mails über Produkte die ich bestelle usw.

Jedes Mal, wenn ich wichtige Daten oder eine E-Mail wünschte, musste ich all diese verschiedenen anderen Daten lernen, die viel weniger hilfreich waren. Ich hätte es vielleicht mit einem automatisierten System oder vielen IFTTT-Gerichten in entsprechende Ordner geleitet, aber das schien zu viel Aufwand für Daten zu sein, die nicht einmal wertvoll oder langfristig angemessen sind.

temporärer Ordner

Derzeit speichere ich diese Daten in einen Ordner, der als Temp (für den Moment) auf dem Laufwerk meines Macs klassifiziert ist. Jede Art von eingehender Datei, von der ich weiß, dass sie nach ein paar Tagen bis zu einem Monat nicht mehr nützlich ist, ziehe ich sie per Drag & Drop in den Temp-Ordner. Alle ein oder zwei Wochen schaue ich mir diesen kurzlebigen Ordner kurz an, tippe Dateien nach Art ein und räume den Ordner schnell auf, indem ich Daten lösche, die nicht mehr hilfreich sind.

Ich habe sogar einen temporären Ordner für E-Mails. Jede E-Mail, die ich darin platziere, packe ich, sobald sie nicht mehr relevant ist. Wenn ich beispielsweise eine Bestellbestätigung für einen Online-Einkauf erhalte, lege ich sie direkt in diesen Temp-Ordner. Ich lösche diese E-Mail an dem Tag, an dem ich den Artikel erhalte.

Verwenden Sie weniger, intelligentere Tools

Manche Leute sind Profis im Umgang mit elektronischen Turbulenzen. Wenn Sie das nicht sind, werden Sie wahrscheinlich überfordert, Ihre Geräte und auch elektronische Aktivitäten zu optimieren, zu optimieren und auch zu verwalten. Ist es danach nicht sinnvoll, weniger davon zu modifizieren, zu optimieren und zu pflegen? Das ist der Ansatz, der sich für mich im letzten Jahr ungefähr gut bewährt hat. Vielleicht ist es auch das Beste für Sie. Bieten Sie es an und Sie werden es verstehen!

Was würden Sie vorschlagen, zu eliminieren oder zu minimieren, um einen viel praktikableren Betrieb zu haben? Sagen Sie uns, was für Sie funktioniert hat.

Bildnachweis: freier Karton von omphoto mittels Shutterstock

Vielleicht benötigen Sie weniger Werkzeuge und auch einen weniger komplexen Prozess. Fragen Sie sich, was diese neuen Geräte können, was Ihre bestehenden nicht können? Wie erhalten Sie Ihren aktuellen Gerätesatz, um genau die gleichen Funktionen auszuführen, die neue Tools versprechen? Bevor Sie eine brandneue Anwendung installieren, sich für eine neue Lösung anmelden oder ein neues Gadget erwerben, sehen Sie sich die Geräte an, die Sie derzeit regelmäßig verwenden, und sehen Sie, wie Sie sie wiederverwenden können. Wir sind uns bewusst, dass Sie in einigen Situationen, beispielsweise bei gemeinsamen Bemühungen, möglicherweise nicht die Möglichkeit haben, Ihre Geräte auszuwählen.

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